Les textes fondateurs
L'Amicale Prodomo
Ce que dit le texte : objet, membres, gouvernance, solidarité et règles financières. Cette page résume les statuts et le règlement intérieur dans leur version soumise à l'Assemblée générale constitutive.
Qui nous sommes · statuts, art. 2 et 3
Nature, principes et objet
Ce que nous sommes
Une organisation volontaire, indépendante, non partisane et sans but lucratif. L'Amicale peut produire des biens, rendre des services et exercer des activités génératrices de revenus compatibles avec son objet, mais ne distribue jamais ses excédents à ses membres : ceux-ci sont intégralement affectés à la mission sociale, au fonctionnement, aux réserves et aux projets.
La solidarité est la valeur centrale. Les actions sont conduites dans le respect de l'amitié, de la transparence, de la responsabilité, du respect des personnes et de la confidentialité des situations individuelles.
Notre objet
- l'entraide matérielle, morale et sociale entre les membres ;
- l'organisation de rencontres, d'anniversaires et d'activités culturelles, sportives ou conviviales ;
- la mise en œuvre d'actions de solidarité selon les ressources disponibles ;
- le développement de réseaux, de compétences et d'opportunités utiles aux membres ;
- des actions communautaires ou humanitaires au bénéfice des personnes vulnérables, de la jeunesse ou de la communauté de Prodomo ;
- des activités économiques accessoires et licites dont les excédents sont réinvestis dans l'objet associatif.
Qui peut être membre · statuts art. 6, RI-2
Catégories de membres
Quatre catégories, des droits différents. Les membres bienfaiteurs et d'honneur ne disposent pas du droit de vote ni de l'éligibilité du seul fait de cette qualité — sauf s'ils cumulent avec la qualité de membre actif.
| Catégorie | Vote et éligibilité | Cotisation et participation |
|---|---|---|
| Fondateur | Vote et éligibilité s'il demeure membre actif et à jour. | Cotisation due ; participation aux activités. |
| Actif | Une voix dès l'admission et les paiements requis ; éligible s'il est majeur et à jour. | Cotisation due ; accès aux activités et aux aides selon les critères. |
| Bienfaiteur | Voix consultative, sauf cumul avec la qualité de membre actif. | Soutien libre ; participation sur invitation ou selon l'activité. |
| Honneur | Voix consultative, sauf cumul avec la qualité de membre actif. | Dispensé de cotisation obligatoire ; contribution volontaire possible. |
Qui décide de quoi · statuts, art. 10 à 23
Gouvernance
Trois organes, des rôles séparés. L'Assemblée générale décide, le Bureau exécute, le Commissariat aux comptes contrôle en toute indépendance.
Assemblée générale
Organe suprême, composée des membres actifs ayant le droit de vote. Elle définit les orientations, approuve les rapports, adopte le budget, la cotisation, le barème de solidarité et les seuils de dépense, élit le Président et les commissaires aux comptes, statue sur les recours disciplinaires, modifie les statuts.
Deux sessions ordinaires par an. Convocation et ordre du jour au moins 15 jours à l'avance, délai non réductible pour une élection, une modification des statuts ou une dissolution.
Bureau exécutif
Sept fonctions statutaires : Président, Vice-président, Secrétaire général et son adjoint, Trésorier général et son adjoint, Organisateur en chef. Le Président est élu par l'Assemblée ; il propose dans les quinze jours une équipe complète soumise à approbation.
Mandat d'un an renouvelable une fois dans le texte soumis au vote (une durée de deux ans a été proposée en réunion ; l'Assemblée générale constitutive a tranché — confirmation au procès-verbal). Réunion au moins une fois par mois. Représentation équilibrée des femmes et des hommes recherchée.
Commissariat aux comptes
Un ou deux commissaires élus par l'Assemblée générale, indépendants du Bureau. Ils vérifient les écritures, les pièces justificatives, la caisse, les comptes bancaires et l'inventaire, et rendent compte exclusivement à l'Assemblée générale.
Aucun cumul possible avec une fonction du Bureau. Mandat d'un an renouvelable.
Quorum et majorités
- Décisions ordinaires : quorum des deux tiers des membres actifs à la première convocation, de la moitié à la seconde ; majorité simple des voix exprimées.
- Modification des statuts : quorum de deux tiers puis moitié ; majorité des deux tiers des voix exprimées.
- Dissolution : quorum de trois quarts puis deux tiers ; majorité des trois quarts des voix exprimées.
- Les abstentions ne comptent pas parmi les suffrages exprimés. En cas d'égalité, la proposition est rejetée.
Réunions à distance et procurations
- Réunions possibles en présentiel, en visioconférence ou sur une plateforme numérique permettant d'identifier les participants.
- La participation personnelle à distance est assimilée à une présence.
- Deux procurations au maximum par personne, en plus de sa propre voix.
- Les procurations comptent pour le vote mais pas pour atteindre le quorum.
- Les échanges ordinaires du groupe WhatsApp ne valent pas automatiquement décision de l'Association.
Ce que l’Amicale versera · art. 26, RI-5
Le fonds de solidarité
Un montant fixe, selon un barème adopté chaque année avec le budget, versé dans la limite des ressources effectivement disponibles. L'aide ne crée jamais de dette personnelle pour les autres membres.
| Situation | Montant | Justificatif |
|---|---|---|
| Décès d'un membre ou d'un proche | Barème annuel | Père, mère, enfant ou conjoint du membre |
| Hospitalisation ou accident grave | Barème annuel | Justificatif médical ou d'hospitalisation |
| Sinistre ou catastrophe personnelle | Barème annuel | Preuve ou constat adapté |
| Naissance | Barème annuel | Justificatif de naissance |
| Mariage | Barème annuel | Justificatif ou annonce officielle |
La procédure
- Le membre ou un proche informe le Secrétaire ou le Président.
- Le Trésorier vérifie l'ancienneté, la régularité des cotisations, la pièce justificative et la disponibilité du fonds.
- Le Bureau autorise le versement du montant fixe prévu au barème.
Les informations médicales, familiales et financières ne sortent pas du cercle des personnes habilitées. Les personnes directement concernées par une décision s'abstiennent d'y participer. Une collecte volontaire complémentaire peut être organisée.
D’où vient l’argent, qui le contrôle · art. 24-25, RI-4, RI-6, RI-11
Ressources et règles financières
L'exercice comptable court du 1er janvier au 31 décembre. Le Bureau prépare un budget annuel soumis à l'Assemblée générale, qui fixe les seuils de dépense, les personnes habilitées, les règles de remboursement et le plafond de caisse.
Une même teinte, d'autant plus soutenue que la part est élevée. Toute dérogation importante doit être expliquée dans le budget et approuvée par l'Assemblée générale.
Nos ressources
- droits d'adhésion, cotisations et contributions volontaires ;
- dons, legs, subventions et partenariats autorisés ;
- recettes nettes d'événements et d'activités ;
- produits d'activités économiques accessoires et licites.
Aucun don ou partenariat ne peut compromettre l'indépendance, l'objet ou la réputation de l'Association. Aucun excédent n'est partagé entre les membres et aucun versement ne confère un nombre de voix supérieur.
Chaîne de validation des dépenses
- Dépense courante prévue au budget et inférieure au seuil : contrôle du Trésorier et autorisation écrite du responsable habilité.
- Dépense supérieure au seuil : validation conjointe du Président et du Trésorier, après autorisation du Bureau.
- Dépense hors budget ou investissement majeur : autorisation préalable de l'Assemblée générale.
- Dépense concernant un dirigeant : validation par deux personnes non bénéficiaires et contrôle ultérieur des commissaires aux comptes.
Garde-fous permanents
- Toute opération est traçable et appuyée d'un justificatif.
- Nul ne peut autoriser seul son propre remboursement.
- Les paiements traçables sont privilégiés ; les espèces sont limitées au plafond de caisse.
- Le compte bancaire fonctionne sous la signature du Président et du Trésorier.
- Aucun investissement avant que la réserve prévue au budget ne soit effectivement constituée.
- Jusqu'à l'adoption des seuils, toute dépense requiert la validation conjointe du Président et du Trésorier.
En cas de désaccord · art. 9, RI-10, RI-13, RI-14
Discipline, données et conflits d'intérêts
Médiation d'abord
Aucune sanction sans médiation préalable, notification des faits, possibilité de présenter ses observations et décision motivée. Les sanctions sont graduées : rappel à l'ordre, avertissement, suspension temporaire, exclusion.
Tout membre sanctionné peut exercer un recours devant l'Assemblée générale ; le recours suspend l'exclusion définitive.
Protection des données
Le Secrétaire tient le fichier des membres et en limite l'accès aux personnes habilitées. Coordonnées, photos, informations médicales ou financières ne sont diffusées qu'avec le consentement de la personne concernée ou sur obligation légale.
Loi n° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel.
Conflits d'intérêts
Tout dirigeant ou membre ayant un intérêt personnel, familial ou financier dans une décision le déclare avant le débat, s'abstient de voter et quitte si nécessaire la partie de la réunion concernée.
Cette abstention est inscrite au procès-verbal.